La factura es un documento que soporta transacciones de compra y venta de bienes o servicios, que para efectos fiscales deberá ser expedida, entregada, aceptada y conservada por medios y en formatos ahora electrónicos. Siendo para la DIAN la facturación electrónica un modelo que permite que los documentos tributarios que actualmente son utilizados por los contribuyentes, puedan ser generados, enviados y administrados de forma electrónica, mediante una plataformae segura.
Con la participación de más de 50 empresas voluntarias -entre ellas Delcop Colombia como proveedor tecnológico postulado de servicios de facturación electrónica y voluntario facturador-, la Dian dio inicio al Plan Piloto del nuevo modelo de Factura Electrónica en el país.
La selección de empresas para la Prueba Piloto se realizó considerando la manifestación de interés hecha por cada una de ellas y el propósito de integrar un grupo diversificado de compañías en representación de la mayoría de los sectores de la economía colombiana, así como a la capacidad técnica y operativa de la Dian para gestionar de manera eficiente dicho plan.
“El objetivo de Delcop Colombia al participar es facilitar el proceso de implementación de la facturación electrónica de manera eficiente, segura y confiable”, explicó Marly Pico, gerente general de la compañía en el país.
Estos son, de acuerdo a la experiencia de Delcop, los 10 pasos que deberán seguir las empresas para implementar con éxito la Facturación Electrónica en Colombia:
- Determinar los cambios que se requerirán de los procesos actuales de facturación y sus implicaciones adjuntas para minimizar y gestionar las brechas con la entrada en vigencia del nuevo modelo.
- Desarrollar un plan de trabajo acorde a las necesidades de la empresa en el que se incluya un esquema de formación del personal de sistemas, contabilidad, finanzas y logística para involucrarlos con el nuevo esquema de facturación.
- Obtener información general sobre factura electrónica y experiencia de otros países donde el modelo ya está en funcionamiento.
- Tomar en cuenta los requisitos tecnológicos como: Capacidad de integración de los sistemas de gestión actuales o la necesidad de una solución integral.
- Determinar cuáles son los requisitos del negocio en cuanto a facturación para estipular el tipo de software que se necesita.
- Hacer una revisión de las soluciones validadas por la DIAN antes de contratar el servicio de facturación electrónica.
- Tramitar la resolución ante la Dian al iniciar con factura electrónica.
- Hacer una capacitación interna acerca del manejo de la solución con el proveedor seleccionado y con el esquema desarrollado por la compañía.
- Iniciar pruebas de la solución de factura electrónica una vez implementada la tecnología precio a la salida en vivo. Se recomienda contactar a los clientes y avisarles del inicio de estas pruebas.
- Comenzar a operar el negocio con factura electrónica, cumpliendo con la ley y aportando a la responsabilidad y cuidado medio ambiental.
