Menos de un año les queda a las organizaciones colombianas para que el 100 % de su facturación sea obligatoriamente electrónica y grandes contribuyentes deberán adoptarla mucho antes. Este plan puede desarrollarse a través de las herramientas o soluciones que cada proveedor ofrece, pero también es importante implementar ciertos marcos de trabajo que faciliten y agilicen todos los procesos. Gosocket, empresa líder en facturación electrónica en América Latina comparte cinco consejos que le podrán ayudar a mejorar sus procesos de generación, envío y cobro de facturas electrónicas.
Lucio Quijano, Country Manager de Gosocket y Signature South Consulting para Colombia señaló “La facturación electrónica en Colombia ya es un realidad, no obstante, a hora es fundamental que las empresas entiendan cómo facturar electrónicamente de manera eficiente, por eso, compartimos los 5 consejos que desde Gosocket estamos seguros ayudarán a todas las compañías del territorio “
1. Capacitación
El primer paso que se debe realizar antes de iniciar el proceso de facturar de forma electrónica es capacitarse en el uso del programa. El no hacerlo puede dar paso a errores que más adelante pueden complicarle la emisión y cobro de las facturas. Es importante identificar las necesidades tecnológicas de la empresa para poder elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades.
2. Crea una factura eficaz
Asegurarse de que las facturas de la empresa sean claras, precisas, detalladas y fáciles de comprender. Cada documento debe incluir el importe adeudado, el número de orden de compra, el nombre y domicilio del cliente, y el nombre, domicilio y número de identificación de la empresa. Además es importante incluir el nombre y teléfono de una persona de la empresa que se pueda contactar en caso de ser necesario. Al enviar las facturas, es recomendable incluir una cláusula que le indique al cliente que se comunique con usted en caso de tener algún inconveniente con los servicios de la empresa, al igual que una declaración clara respecto de los pagos atrasados.
3. Envíe las facturas sin demora
Cuanto más rápido envíe las facturas, menos se demorarán los pagos. Algunas empresas pequeñas envían sus facturas en forma mensual, lo que no es recomendable, ya que puede demorar algunas cuentas por cobrar durante dos o tres semanas. En lugar de ello, trate de enviar las facturas después de transcurridos uno o dos días de la entrega del producto o de la finalización de un proyecto.
4. Envíe la factura a la persona indicada
Enviar una factura a la persona equivocada puede demorar el pago en 30 ó 60 días, hasta que llegue a la persona indicada. Hable directamente con el cliente y pregúntele a quién se debe enviar la factura. Si la persona que recibe la factura no es la que trata habitualmente con usted, llámele por teléfono para presentarse antes de enviar la factura. Si envía la factura al departamento contable del cliente, envíe copia también a tu cliente y haga un seguimiento con una llamada telefónica.
5. Seguimiento
Es fácil que la persona encargada de llevar los libros deje de lado una factura si no se hace una llamada telefónica de seguimiento para verificar el estado de la factura. Una confirmación rápida puede hacerle saber que la factura fue recibida y está siendo procesada. En caso de que el pago no se realice en la fecha adecuada, comuníquese nuevamente con la persona encargada de llevar los libros para verificar la fecha de pago, y realice un seguimiento semanal hasta que se efectúe el pago.
