- Las empresas obligadas a facturar electrónicamente también están obligadas a recibir facturas en formato electrónico.
- Esta obligación se va a traducir en importantes beneficios para las empresas, especialmente en la mejora de sus procesos y en el ahorro de costes.
Las empresas obligadas a facturas electrónicamente también están obligadas a recibir facturas en formato electrónico, de acuerdo con lo establecido por la DIAN en el Decreto 2242 de 2015 sobre las condiciones de entrega de la factura electrónica. En él, se establece que las empresas obligadas a facturar electrónicamente deberán entregar o poner a disposición del adquirente la factura en el formato electrónico de generación, siempre que el adquirente también expida factura electrónica.
La norma de la DIAN es clara y establece no sólo la obligatoriedad de emisión de facturas electrónicas, sino que también la recepción de las mismas en este formato. Esta obligación se va a traducir en importantes beneficios para las empresas, especialmente en la mejora de sus procesos y en el ahorro de costes.
“La implementación de un sistema de recepción de facturas electrónicas -afirma Alberto Redondo, director de marketing de SERES para Iberia y LATAM- implica grandes ventajas para las empresas y la normativa de la DIAN permite cerrar el círculo, ya que la digitalización del proceso de facturación debe ser bidireccional para ser realmente eficiente”.
Ventajas
Las ventajas de recibir facturas electrónicas son muchas y variadas. La más evidente es la Reducción de costes. El ahorro de la recepción en formato electrónico se sitúa en torno al 65% respecto al uso de una factura tradicional. También ahorra tiempo. Además de automatizar los procesos de validación y aprobación, los sistemas de recepción de facturas electrónicas reducen considerablemente el tiempo de procesamiento de datos. Se estima que con la factura en papel son necesarios unos 9 minutos para la recepción, validación y gestión, mientras que la e-factura solo se emplean 2 minutos y 30 segundos en realizar todas estas tareas. Este proceso se basa en la recepción inteligente, dondetodas las facturas llegan a un único buzón, sin importar si su origen es el correo postal, e-mail o cualquier otro canal. Además, este buzón se integra en el sistema de gestión de la empresa, lo que reduce la posibilidad de errores, de extravíos o de duplicaciones de facturas. Además de ser un proceso tedioso, el cotejo manual de facturas es 4 veces más caro que el uso de un sistema electrónico.
Reducción de los tiempos de pago
La aprobación de facturas se realiza de forma automática, lo que implica que los retrasos en los pagos se reducen a la mitad. Además, cada departamento es responsable de sus facturas. Por lo que el departamento encargado del pago de la factura se libera de carga de trabajo relacionado con la validación de facturas. Igualmente, facilita la Comunicación directa con el proveedor. Al implementar la recepción de facturas electrónicas se eliminan las llamadas a los proveedores para solventar discrepancias en las facturas y se informa directamente a los proveedores de cualquier error que pueda existir. Finalmente, archivo y custodiar las facturas en la nube, se pueden consultar en cualquier momento y desde diferentes dispositivos, eliminando la necesidad de disponer de un espacio físico como ocurre con facturas en papel.
