Durante la pandemia, las tarjetas de crédito se convirtieron en una solución al problema del manejo de gastos corporativos, especialmente para quienes comenzaron a trabajar de manera remota. Al tener la mayoría de la fuerza laboral trabajando desde su casa, muchos de los consumos de los empleados comenzaron a pagarse por este medio, lo que también generó la necesidad por parte de las compañías de ejercer un control más preciso sobre el tema.
Con las tarjetas de crédito empresariales, las organizaciones evitan dar anticipos de efectivo a los ejecutivos para gastos de viaje y representación, permitiéndoles a los empleados pagar en destino sus elementos asociados al trabajo. Así, las compañías tienen más claros los gastos corporativos y pueden proteger sus finanzas.
En Colombia, según datos de la Superintendencia Financiera, a cierre de 2021 había 14,5 millones de tarjetas de crédito. En comparación con 2020, el uso de este medio de pago para compras se incrementó en un 37,4 por ciento.
De acuerdo con Ángel Morfin,director general de SAP Concur México y Latinoamérica, las tarjetas de crédito les permiten a las organizaciones realizar trámites, transacciones y pagos con mayor agilidad en territorio nacional y el extranjero, generando una relación de empoderamiento y confianza en el empleado.
Sin embargo, Morfin destaca que no solo se requiere de un control de los medios de pago; también, de un acompañamiento con políticas de gasto para educar y establecer límites. “Entregar una tarjeta al trabajador crea un lazo de confianza entre la compañía y sus colaboradores, aspecto que debe ir de la mano de normas y metodologías que sirvan para la gestión inteligente de esos gastos”, dice el ejecutivo.
Teniendo en cuenta el protagonismo creciente de las tarjetas de crédito corporativas, SAP Concur, empresa reconocida por centrada en soluciones, manejo de viajes y gastos para reportes precisos, comparte algunos consejos para que las compañías puedan mantener bajo control esta herramienta.
- Establezca políticas de gasto. Para que el uso de la tarjeta sea exitoso, la empresa debe incluir un acuerdo para que el empleado haga uso correcto de la tarjeta, en el que sea claro en qué situaciones debe ser utilizada, qué tipos de gasto puede incurrir y la obligatoriedad del comprobante de compra que debe proporcionar por cada uso. Este acuerdo de políticas de uso debe ser firmado por el empleado y debería tener sanciones si se llega a incumplir.
- Defina cómo se deben usar. La empresa debe establecer limitaciones en cuanto a cada gasto que se relacione a los viáticos u otros gastos generales. Por ejemplo, establecer horas y días de la semana aprobados para su utilización. Es importante revisar dichos límites de forma periódica con el fin de hacer los ajustes pertinentes en caso de que se presenten anomalías.
- Monitoree el gasto. Es una buena práctica controlar todos los gastos, incluso cuando exista mucha confianza en los empleados. Busque artículos que quizás sean comprados para uso personal o aquellos que las personas estén intentando registrar dos veces en su legalización de gastos. De esta manera, será viable encontrar posibles comportamientos sospechosos y tomar las correctivas necesarias.
- Exija siempre los recibos. Para llevar un mejor control de los gastos de cada tarjeta es una buena práctica insistir en la entrega de los recibos por todas las compras. Esto no solo le ayuda a la empresa a tener un mayor control de la tarjeta, sino que puede ser soporte al recuperar el IVA al que puede tener derecho.
- Establezca alertas. El proveedor de su tarjeta de crédito puede notificarle sobre actividades sospechosas o intentos de usar la tarjeta para fines distintos a los previstos. Aproveche al máximo estas alertas.
- Apruebe y controle los movimientos. Solicite a los supervisores o gerentes que den su visto bueno a todos los gastos incluidos en los extractos de tarjetas de crédito de su equipo. Así mismo, asigne a alguien dentro de su compañía para que sea responsable de garantizar que todos sigan las pautas establecidas.
- Considere la posibilidad de digitalizar los gastos. Al automatizar sus gastos, todas las transacciones fluyen directamente a una sola plataforma, lo que brinda una visión clara y actualizada de los gastos de todos los titulares de tarjetas. Si bien las tarjetas corporativas son una herramienta importante para ayudar a controlar los gastos, pasar de un proceso de gastos basado en papel y hojas de cálculo a un proceso automatizado y en tiempo real, algo que se logra mediante herramientas como SAP Concur, que brinda un control más completo y proactivo sobre los costos.
