Por: Juan Camilo Motta Ospina, Consultor Empresarial*
¿No ha sentido que muchas de las reuniones virtuales que se llevan acabo, solo dos personan mantienen la participación constante y los demás son solo actores pasivos?
Si este ha sido su caso o ha estado en esta situación durante los últimos meses, esto se puede deber a que el rol del “Anfitrión” de las reuniones no ha sido definido o por el contrario no entienden la importancia del mismo.
La migración de nuestras interacciones humanas y en especial las laborales a través de reuniones virtuales, ha limitado nuestra capacidad de generar empatía entre nosotros, dado que esta se apoya o refleja a través del tacto, la mirada, la energía que transmite la persona y la expresión facial (ahora miramos pantallas no caras). Situación que en ciertos casos limita el potencial de las personas. Esta ultima afirmación, soportado en en el ultimo libro corto escrito por Martin Lindstrom[i] “Buyology for a Coronavirus World” (Compra-logia para un mundo en Cornnavirus) donde trae a colación uno experimento realizado hace algunos años en la University of Colorado Medical Center por el Dr. John Bejamin. En el experimento se dio a dos grupos de ratas herramientas idénticas para sobrevivir: comida, agua y un espacio seguro para vivir. La única diferencia era que las ratas en un grupo fueron acariciadas y consentidas, mientras que el otro fue ignorado en gran medida. ¿El resultado? Las ratas acariciadas aprendieron y crecieron más rápido. El tacto, mostró el estudio, es una clave para la supervivencia.
Es por ello, que hoy más que nunca se hace necesario al momento de organizar una reunión o un relacionamiento virtual, que el organizador de la misma o a quien se designe como “Anfitrión” tenga claro cual va ser el rol a desempeñar durante la reunión, con el fin de lograr un encuentro dinámico, efectivo, que acerque a las personas y que realmente genere valor. En consecuencia y recolectando información frente a mejores practicas que se han llevado acabo para mejorar la interacción virtual, las escritoras Dorie Clark[ii] y Alisa Cohn[iii], columnistas para el Harward Business Review, han publicado una serie de recomendaciones para lograr encuentros éxitos de relacionamientos comerciales; recomendaciones las cuales se pueden también aplicar al interior de las reuniones con los equipos de trabajo. A continuación describo algunas de las mejores prácticas que debe procurar implementar el Anfitrión para mantener las conexiones activas, incluso a distancia:
Antes de la Reunión
- Define con claridad el objetivo de la reunión. Ahora con la migración al teletrabajo mucha información que podría ser un correo electrónico se están convirtiendo en reuniones. No caiga en este vicio. A veces un correo electrónico puede transmitir con mayor claridad el mensaje que una reunión con muchas personas y dispersa.
- Invite a las personas adecuadas y el numero adecuado de personas. En el mundo virtual, se recomienda limitar las reuniones a 8 invitados (incluido el anfitrión), para asegurar que los participantes tengan el tiempo suficiente para hablar e interactuar. En caso que se mayor el numero de personas, establezca los grupos de audiencias (con los que debe interactuar para desarrollar la temática) y los “listeners” (los de escucha activa) quienes están en la reunión para escuchar, preguntar y aprender.
- Con relación al tiempo de la reunión, usualmente es mejor programar 90 minutos de sesión. Varias estudios han demostrado que la audiencia pierde la atención después de 40 minutos de estar escuchando si la persona no esta cautivada o interactuando. Ahora, lo que se debe procurar en las reuniones es tener conversaciones con sentido, por lo que este tiempo es suficiente para permitir que todos hablen sin sentirse que están siendo apresurados y lograr que los participantes están involucrados durante la reunión.
- Haga la logística tan fácil como sea posible para los asistentes. Hay una variedad de servicios como Google Hangout, Webex de Citrix o Microsoft Teams para las video llamadas, pero la clave esta en que sea fácil para las personas atender, teniendo en cuenta que puedes tener invitados externos de tu organización que no usen regularmente el servicio. Asegúrate de avisarles si deben descargar el software antes de la reunión o si requieren de una clave de acceso o password para ingresar.
- En caso que la reunión tenga invitados externos o nuevos integrantes del grupo dentro de la organización, unos días antes de la reunión, envíe un email presentando a los asistentes entre todos, incluyendo una descripción de cada uno y el link a su perfil de LinkedIn. Esto ayuda a los asistentes, especialmente a los introvertidos, saber quien va estar en la reunión y además humaniza a los participantes. De igual forma, si no se han visto por un tiempo en cámara, informe e invítelos a prender su cámara durante la reunión. (defina en que momento si al inicio, al final o durante toda la reunión – todo depende de la ocasión).
Durante el Evento.
- Haga que las personas se sientan cómodas. Salúdelos cuando entren y brinde orientación sobre qué esperar. Para garantizar una entrada sin problemas para los participantes, asegúrese de unirse al video e “iniciar” la sesión unos dos minutos antes de la hora estimada para que todos puedan entrar en la sesión tan pronto como lleguen.
- 5 Minutos después de la hora en la que estaba programado el inicio de la reunión, empiece con la presentación y objetivo de la reunión. Verifique en este momento si alguien tiene que abandonar la reunión antes para que sean los primeros en presentarse, y así no será extraño cuando se retiren de la reunión antes de que se termine oficialmente.
- Si hay personas nuevas en el equipo, como el anfitrión, puede escoger una persona y preguntarle que se presente, en vez de esperar voluntarios. Esto hace que la reunión se desarrolle de manera rápida y provee una sensación inmediata de comodidad para los asistentes que se pueden estar preguntando como se desarrollara la reunión.
- Recuerde que virtualmente la gente puede ser más propensa a no participar por diferentes distracciones que tengan en sus hogares, por lo que al momento de hacer una pregunta trate de no lanzarlas al aire, las personas pueden no contestar y sobre todo si en el equipo hay personas introvertidas quienes limitaran más su participación. Como el anfitrión, es su trabajo estructurar una conversación para que no se vea dominada por un invitado locuaz, o desviar el tema de conversación del objetivo principal de la reunión; virtualmente estas situaciones generan mayor cansancio a los participantes.
- No importa qué tan bien vaya la reunión, es una buena idea considerar terminarla después de 90 minutos o el tiempo programado. Las personas generalmente se cansan más fácilmente de las reuniones de video que las reuniones en personas. Adicionalmente pueden haber otros compromisos que tengan los asistentes (personales y laborales) que ocupen su tiempo.
- No olvide, después de la reunión, envíe un correo electrónico agradeciendo la asistencia y resumiendo los puntos tratados y acuerdos logrados. Si es un relacionamiento comercial, el correo de seguimiento debe buscar alentarlos a que se conecten uno a uno, si lo desean.
En el mundo virtual, el rol del “Anfitrión” en las reuniones toma más relevancia que nunca y requiere de mayor esfuerzo para poder generar una interacción real entre los participantes.
[i] Martin Lindstrom es presidente y fundador de Lindstrom Company, el grupo líder mundial de transformación de marcas, negocios y cultura. La revista TIMES lo nombró una de las 100 personas más influyentes del mundo, y durante los últimos seis años, Thinkers50 lo ha incluido entre los principales pensadores de negocios del mundo. Es el autor más vendido del New York Times y el Wall Street Journal de siete libros traducidos a más de 50 idiomas y publicados en más de 70 países de todo el mundo.
[ii] Dorie Clark es consultora estratégica, coach ejecutivo y orador principal (con amplia experiencia en presentaciones virtuales) que ha trabajado con clientes como Google, Microsoft, Morgan Stanley, Fidelity, la Universidad de Yale, el FMI y el Banco Mundial.
[iii] Alisa Cohn es entrenadora ejecutiva que se especializa en el trabajo con compañías de Fortune 500 y nuevas empresas destacadas, incluidas Google, Microsoft, Foursquare, Venmo y Etsy.
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*Juan Camilo Motta es Consultor Empresarial, profesional en Marketing y Negocios Internacionales con Maestría en Marketing de Servicios, con 14 años de experiencia planeando, diseñando y gestionando estrategias para el cumplimiento de objetivos corporativos empresariales.
