Con las fiestas de fin de año, el aumento de eventos corporativos y la todavía presente tendencia de trabajar desde casa, las empresas comienzan a recibir en sus reportes de gastos de empleados muchos conceptos que suelen pasar desapercibidos. Es allí cuando los colaboradores aprovechan para registrar rubros que nada tienen que ver con su labor, generando fraudes y grandes pérdidas económicas a las organizaciones.
Este tipo de gastos puede tener un impacto significativo en el resultado final de una compañía. De acuerdo con Examinadores de Fraude Certificados (Certified Fraud Examiners, CFES), el 51 por ciento de las organizaciones en el mundo ha detectado un crecimiento en los fraudes desde que empezó la pandemia y el 71 por ciento prevé que aumenten para el siguiente año.
“Los fraudes son mucho más comunes de lo que se piensa y se presentan en empresas de cualquier tipo y tamaño”, expresa Santiago Guerrero, gerente regional de cuentas estratégicas de SAP Concur.
Debido a eso, hoy existen tecnologías antifraude que les permiten a las compañías hacer una supervisión más detallada de los gastos para que no se presenten sorpresas en los cierres contables.
Estas son algunas de las cuatro clases de fraude de reportes de gastos que es necesario vigilar y controlar:
- Gastos mal caracterizados. Se dan cuando los empleados realizan la devolución de su dinero, alterando las facturas o con reportes de gastos que no tienen nada que ver con la compañía. No importa si estos gastos se enviaron a propósito o por error, el trabajador ha cometido un fraude.
- Reclamaciones de gastos excesivos. Existen situaciones en las que los colaboradores alteran las facturas registrando sumas que duplican o hasta triplican el valor de la compra inicial. Por ejemplo, un empleado puede comprar material de oficina por 500 dólares y guardar el recibo. Luego, devuelve parte del material para obtener un reembolso por 200 dólares. Al enviar el primer recibo de 500 dólares, el empleado gana la diferencia entre los dos recibos.
- Reclamaciones falsificadas. Esta situación se presenta cuando los colaboradores envían sus reportes con documentos falsos, como facturas y recibos de restaurantes, hoteles, taxis y servicios básicos de vivienda, y se realiza la gestión de gastos por cantidades excesivas y falsificadas. Es difícil ignorar este tipo de fraude, ya que nunca es un error. Se hace a propósito y con la intención de engañar.
- Varias reclamaciones. Un servicio o producto que se compró y se envió para su aprobación en enero se vuelve a enviar en marzo y, tal vez, de nuevo en agosto, con la esperanza de que los aprobadores no se den cuenta. Incluso la reclamación se podría enviar a distintos aprobadores de la compañía.
Un reporte de la consultora Oversight Systems descubrió que, de los viajeros de negocios encuestados que deben legalizar gastos, el 10 por ciento tenía, por lo menos, un gasto duplicado. Si no conocen el historial de gastos, estos aprobadores no saben que ya se envió y es posible que otra persona ya lo haya aprobado.
En algunos de los ejemplos anteriores, los fraudes se dan de manera intencional, accidental o como resultado de una confusión por no establecer políticas de cumplimiento en las organizaciones. Debido a eso, los líderes financieros tienen esta presión continua de generar ahorros y, controlar ese tipo de fraudes, es clave para lograrlo.
