Se estima que la facturación electrónica ha representado para las empresas un ahorro del 80 por ciento en gastos generados por el uso de papel. Además, ha contribuido a la disminución de la evasión fiscal y a simplificar los trámites internos en las empresas, abriéndole paso a la nómina electrónica, cuyo aporte seguirá convirtiéndose en un mayor avance en digitalización, control y fiscalización.
“La DIAN ha venido trabajando en la puesta en marcha de la nómina electrónica y recientemente se estipuló que el primer grupo en reportarla deberá hacerlo en el mes de octubre. El anuncio ha generado algunas dudas, como si esta normativa implicara un costo adicional para las empresas o un cambio de operador de facturación electrónica. Lo cierto es que para no generar traumatismos, las compañías podrán trabajar de la mano del mismo aliado tecnológico y aplicar los ajustes necesarios para la nueva funcionalidad”, asegura Javier Neira, director de la vertical HCM de Digital Ware.
Esta empresa ha desarrollado alianzas estratégicas con los proveedores de nómina electrónica más importantes del país, como Cadena, Cenet, BTW, F&M Technology, Facture, Mentum y Ekomercio, entre otros, para darles un parte de tranquilidad a los empresarios, quienes podrán cumplir con la normatividad sin traumatismos, porque no tendrán que recurrir a un nuevo operador ni a un nuevo software.
El director de la vertical HCM de Digital Ware agrega que la utilidad de tener en funcionamiento tanto la facturación como la nómina electrónica permitirá un mayor control de sus reportes tributarios y ayudará a centralizar procesos contables en un solo sistema, reduciendo costos, tiempo y pérdida de información valiosa.
“Este es un paso más hacia la transformación digital del país, además de que permite ver la tecnología como un aliado para procesos de las empresas y las personas al facilitar y reducir trámites”, dice Neira.
De acuerdo con Digital Ware, estos son algunos aspectos importantes que deben tener en cuenta las empresas al momento de cumplir con la nómina electrónica:
- Cuando la empresa presta dinero a un colaborador, paga utilidades o bonos tipo cheque en papel de seguridad, no debe reportarlos en la nómina electrónica si no se tiene una la relación laboral con ellos. Sin embargo, cuando el empleado hace pagos a la empresa por préstamos, sí deben ser reportados, haciendo claridad de que se trata del pago de un desembolso con carácter especial.
- Beneficios como incentivos, bonos y vales se deben incluir en la nómina electrónica si se registra como parte del salario, teniendo en cuenta que esto impacta en la retención en la fuente.
- Se debe tener en cuenta el parágrafo 02 del artículo 07 del decreto 2245 de 2015, que establece: “El incumplimiento por no facturar electrónicamente y entregar el ejemplar a la DIAN o su reenvío dará lugar a las sanciones establecidas en el artículo 651 del Estatuto Tributario”.
Esta última norma hace referencia a sanciones y multas establecidas de la siguiente manera:
- 5 por ciento de las sumas de las que no se suministró información exigida.
- 4 por ciento de las sumas suministradas erróneamente.
- 3 por ciento de las sumas proporcionadas de manera extemporánea.
