Por décadas, los departamentos de finanzas han visto el cierre financiero como un proceso dispendioso y estresante que puede tomar varios días. Se trata de un momento clave en toda organización en el cual es necesario asegurar el registro de todas las transacciones, así como la identificación y corrección de errores para cerrar libros contables rápidamente.
A pesar de que una encuesta realizada por APQC entre 2.300 directores financieros reveló que el 25 por ciento de ellos dijo que necesita diez o más días calendario para completar el cierre mensual, otro 25 por ciento señaló que la misma la tarea la completa en 4,8 días o menos. Todo depende del método y de la plataforma utilizada.
Para ello, vale la pena poner en marcha seis buenas prácticas para mejorar el cierre financiero:
- Mantenga un lista de verificación detallada, que le ayudará a mantener enterados a todos los miembros del equipo acerca de los avances y posibles cuellos de botella.
Aunque a menudo se utiliza un cuadro en Excel para hacer seguimiento a todas las tareas y aprobaciones, lo cierto es que a medida que crece la tabla, así mismo aumenta la complejidad, y también la posibilidad de errores.
Por ello, es conveniente valerse de plataformas automatizadas de verificación para un proceso de cierre más formalizado.
- Defina tiempos y asigne roles. A pesar de ser sencilla y básica, esta práctica es considerada el pilar para mejorar el proceso de cierre financiero. Sin embargo, en muchas organizaciones, los líderes contables asumen que los miembros del equipo saben a la perfección lo que deben hacer, por lo que sus roles se basan en suposiciones y prácticas en desuso.
El asunto se complica a medida en función del tamaño de la empresa y la cantidad de transacciones a procesar mensualmente.
- Conciliación permanente. Interiorice a los miembros de equipo para que concilien cuentas con más frecuencia.
Aunque la conciliación es parte intrínseca del proceso contable y ayuda a obtener registros precisos, muchas empresas solo revisan cuentas al final del mes, justo cuando están haciendo el cierre. Esta mala práctica solo retrasa lo inevitable.
La clave aquí es buscar una forma automatizada de hacer la conciliación que siempre será más sencilla si se cuenta con herramientas tecnológicas adecuadas.
- Aproveche la Nube. El uso de una plataforma financiera basada en cloud ayuda enormemente a que el proceso de cierre sea menos estresante y más eficiente.
Con la data en la Nube, los miembros del departamento contable pueden acceder más rápido a los documentos, al tiempo que trabajan simultáneamente. Esto crea un nuevo nivel de transparencia, con actualizaciones en tiempo real y las aprobaciones pertinentes de manera sencilla y siempre disponible, incluso en dispositivos móviles.
- Minimice el ingreso de datos. El teclado es una fuente común de errores en el ingreso de datos. Por ello, es importante solicitar a los proveedores que envíen las facturas electrónicas en formato XML para que se puedan importar directamente a la plataforma contable. También vale la pena considerar un escáner con software de reconocimiento óptico de caracteres.
- Apóyese en tecnología. Lograr la simplificación en el proceso de cierre financiero es posible con la tecnología adecuada.
Al utilizar plataformas avanzadas y en la Nube, los líderes contables tienen una mejor visión del cierre y mayor confianza en el ingreso y procesamiento de datos, trayendo beneficios para el negocio y menor estrés a los miembros del departamento.
El cierre financiero no tiene por qué ser un proceso manual y lento. Las nuevas plataformas contables son capaces de comparar las transacciones bancarias con los registros internos para crear, de manera automática, las entradas del diario y, si llegaren a faltar transacciones, estas quedan marcadas para su posterior investigación.
Además, la automatización inteligente de tareas manuales y repetitivas permite no solo una conciliación más rápida y precisa, sino también la aplicación de análisis de reglas con aprendizaje automático.
En lugar de pasar días revisando documentos físicos y transacciones, los miembros del equipo pueden concentrarse en las excepciones. Con el tiempo, mientras la plataforma aprende a identificar errores y se convierte en una fuente única de datos para toda la organización, el proceso de cierre financiero se vuelve más ágil y eficiente.
