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Facturación Electrónica: ahora es el turno de las Pymes

Está previsto que para el año 2020 todas las empresas en Colombia, sin excepción, deberán haber implementado la factura electrónica a sus procesos. Technomarketing News habló con Alberto Redondo, director de Marketing de SERES para Iberia y LATAM, quien brinda pautas para que las pymes puedan desarrollar este proceso sin mayores complicaciones.

¿Qué debe tener en cuenta una pyme para que el proceso de implementación de la factura electrónico no cause traumatismos en su operación?

Las pymes, tienen que ser más cuidadosas en su decisión de migrar a la factura electrónica. La receta es muy sencilla, deben adaptase  al cumplimiento de esta obligación, o anticiparse a ella, de una manera sencilla, segura, eficiente y económica que, además, mejore los procesos de su negocio, aportando competitividad, productividad y rentabilidad.  Desde nuestro punto de vista, la mejor solución es acudir un operador de factura electrónica autorizado, reconocido y fiable. Esta opción, evita realizar inversiones en equipos humanos y técnicos y permite empezar a utilizar la factura electrónica de un día para otro.

¿Qué tipo de tecnologías intervienen en el desarrollo de un sistema de facturación electrónico eficiente?

El proceso se basa en un formato electrónico estándar determinado que, en el caso der Colombia establece la DIAN, que asegura la interoperabilidad entre las empresas y las administraciones públicas y que incorpora toda la información necesaria: de las empresas, de la transacción, fiscal, etc. Se completa con los puntos de entrada de las facturas y su registro en la DIAN. Evidentemente, las empresas deben disponer de medios “compatibles” para realizar estos intercambios e integrarlos en sus sistemas de gestión de negocio (ERPs).

El modelo que propone SERES, es contratar el servicio con un Proveedor Tecnológico Autorizado. Él se ocupará de todo, incluidas las actualización tecnológicas, aportando además, la garantía de un tercero de confianza. Una de las barreras que ha tenido la factura electrónica en otros países ha sido que las empresas preferían desarrollar por medios propios sus sistemas de facturación; lo que obligaba a invertir en Software, recursos humanos, capacitación, etc. Esta opción creaba más problemas de los que resolvía derivados de las incompatibilidades que se producían entre los diferentes Software y la desactualización constante respecto a los cambios normativos de cada país.

Este proceso ¿cuánto tiempo toma?

El proceso es prácticamente inmediato. Las empresas empiezan a facturar electrónicamente sin cambiar nada, al tratarse de un servicio, y poco a poco automatizar esta integración. En el caso de SERES, contemplamos cualquier situación imaginable como que el cliente emita su factura electrónica y el receptor la reciba en papel, porque todavía no utiliza la factura electrónica o, al revés, que las reciba en papel y las incorpore al sistema electrónico.

¿Cuáles son los beneficios que obtiene una pyme al incorporar la factura electrónica en su operación?

La modernización, la digitalización, automatización y optimización de sus procesos, de los pagos y cobros y de la gestión financiera del negocio, además de la eliminación de errores y retrasos en los cobros. Luego hay otros beneficios, más sencillos de percibir, que tienen que ver con el ahorro, de tiempo y dinero. Un argumento irrebatible a la hora de decidir si una empresa migra a un servicio de factura electrónica o sigue facturando utilizando el papel.

La emisión electrónica de facturas permite un ahorro estimado del 67%, ya que se reducen los costes en la manipulación de papel, el recuerdo de los pagos, la gestión de la tesorería, el archivo de los documentos, etc. En la recepción, pasar del papel a lo electrónico supone que los costes estimados para su introducción en los sistemas internos, validación y macheo, gestión de pago, archivo, etc., se reduzcan drásticamente, permitiendo un ahorro del 65% de los costes. También se reducen los coste es de almacenamiento, con un ahorro que puede llegar al 81%. En cuanto al tiempo, la emisión de una factura en papel: creación, impresión, manipulación y ensobrado, envío y archivo por factura en papel es, de media, de 1 minuto y 33 segundos, frente a los  30 segundos de la factura electrónica, el tiempo de creación, envío y archivo pasa a ser de. En recepción, la factura en papel reclama unos 9 minutos para la recepción, manipulación del correo, verificación y revisión de la factura, registro de datos en el sistema y archivo manual, frente a los 2 minutos y 30 segundos necesitan para la recepción, verificación, revisión, registro y archivo de una factura electrónica. Finalmente destaca la eliminación de tareas rutinarias, ahorrando miles de horas dedicadas a tareas improductivas.

¿Este es un proceso que requiere alguna inversión? ¿de cuánto estamos hablando? 

Como hemos comentado, en el modelo de servicio el coste que la empresa paga por factura es inferior al coste de manipulación y gestión de los documentos en papel, de manera que, al optar por él, las pymes no sólo mejoran se gestión sino que reducen sus gastos cada vez que emiten o reciben una factura.

¿Cómo se puede implementar la facturación electrónica en pequeñas tiendas o empresas que no tienen presupuesto para su ejecución?

Cualquier problema, incluido el de costes, queda resuelto si se acude a un Proveedor Tecnológico Autorizado como SERES. El modelo de facturación electrónica como servicio es el más adecuado para los pequeños negocios y empresas, pero también para las grandes compañías. Llevamos décadas en el mercado mundial y cada vez son más las compañías que, inicialmente desarrollaron o adquirieron sistemas de facturación electrónica costosos y complejos y que, con el tiempo han migrado al modelo basado en el servicio.

¿Cómo se encuentra Colombia frente a otros países de la región, frente a la adopción de la factura electrónica?

Chile, México, Argentina o Brasil fueron países pioneros. En ellos la factura electrónica es obligatoria en todo tipo de transacciones, incluso con los consumidores finales y la gente está encantada. Por su parte, Colombia se encuentra en una situación bastante inicial, aunque lo más probable es que en los dos próximos años pueda asemejarse a países de la región como Perú o Ecuador.

¿Cuál es la propuesta de SERES en Colombia para el desarrollo de sistemas de facturación electrónica?

Además de promover el modelo basado en los Proveedores Tecnológicos Autorizados, queremos ser un colaborador activo en el desarrollo del sistema de facturación electrónico, como estamos haciendo en Europa.

SERES es pionero y especialista en el intercambio electrónico de documentos a nivel mundial y ha participado en el despliegue de la factura electrónica en muchos países. Esta experiencia nos ha configurado como un operador de servicios de facturación electrónica, un modelo basado en el pago por uso, que permite a cualquier empresa pueda empezar a operar con la factura electrónica con unos costes muy reducidos y asegurando la compatibilidad con cualquier sistema, tanto en Colombia como el resto del mundo.

¿Qué tipo de acompañamiento ofrecen para las pymes de Colombia en este proceso? 

Les ofrecemos un soporte total e integral, cualquiera que sea su necesidad a lo largo del tiempo con la seguridad absoluta de que quedará resulta.

¿Por qué Latinoamérica supera a Europa en la implementación de la factura electrónica?

La clave principal está en la obligatoriedad de uso para todos los contribuyentes. En un proceso sin retorno. En Europa ya es obligatorio su uso en las relaciones con las administraciones públicas y poco a poco veremos que, siguiendo el modelo de Latinoamérica, esta obligación se irá extendiendo al resto de actividades.

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