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Pymes, a implementar la factura electrónica

¿Cómo y qué deben tener en cuenta las pymes de Colombia para integrar la factura electrónica a sus procesos? Gosocket brinda elementos a tener en cuenta para facilitar este proceso.

La facturación electrónica ya es una realidad en el país. Hoy gran parte de las grandes organizaciones que operan en Colombia han entendido por qué este es un elemento que incide significativamente en la eficiencia, productividad y transparencia de sus procesos. Ahora es el turno de las Pymes, empresas que por ley deberán haber implementado este sistema en sus procesos, en tiempos los tiempos ya establecidos.

La presión de tiempos y el mismo proceso de implementación de la factura electrónica, son factores que por su complejidad pueden incidir en el normal desarrollo de la operación de una pyme. Ante esta situación, Gosocket brinda algunos elementos que de ser tomados en cuenta por los empresarios del país serán determinantes para que esta operación sea lo menos traumática posible.  

Proceso de habilitación ante la DIAN: Requisito que toda empresa debe realizar en el momento que quiera efectuar la evolución a este sistema. Cada organización debe asegurarse de contar con los accesos a los servicios informáticos de la entidad tributaria y una vez con esto deberá generar el registro que lo acredita como facturador electrónico.

Plazos para el desarrollo de un sistema de factura electrónica en las pymes de Colombia: según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN los tiempos establecidos para su implementación van desde mediados 2019 hasta finales de 2020. Esta es la manera en que cada organización puede establecer la fecha puntual en la que deberá emitir su primera factura electrónica.

Soluciones y tecnologías para el desarrollo de un sistema de facturación electrónica eficiente: cada organización deberá incluir en sus procesos soluciones estables, robustas y compatibles para la conectividad y operatividad con los sistemas de clientes y proveedores. Gosocket cuenta con una red adaptable a las necesidades de sus clientes, totalmente abierta y con características y funcionalidades que permiten el relacionamiento empresarial.

Contar con un proveedor de servicios y asesoramiento en procesos de implementación de factura electrónica: una vez establecida la fecha de obligatoriedad, cada organización debe buscar el proveedor tecnológico que brindará el acompañamiento en este proceso. Es importante contar con una empresa responsable y seria que cuente con experiencia en este tipo de asesorías, la cual deberá asegurar que la solución podrá ir escalando según las necesidades que cada empresa vaya presentando. Siempre se debe validar que estos proveedores se encuentran certificados por la DIAN.

Tiempos de Implementación: Las Pymes de Colombia deben contemplar los tiempos y las complejidades que cada empresa pueda requerir para finalizar satisfactoriamente este proceso. Esta es una operación que puede tomar al menos unas 10 semanas.

Información requerida para la implementación: cada organización que esté en proceso de evolución a la facturación electrónica necesita generar un archivo de conexión entre su sistema de gestión y la solución de facturación electrónica. Es así como cada empresa debe asegurarse que su proveedor de su sistema de gestión está en capacidad de ofrecer la información, y de no ser así, debe efectuar un acompañamiento en el desarrollo de ese archivo.

Proceso de implementación: el primer paso hacia la consolidación de un sistema de factura electrónica es el registro de la empresa ante la entidad tributaria, el cual se efectúa a través del sistema informático. En esta etapa se solicitan los rangos de facturación electrónica y se debe efectuar el registro del proveedor tecnológico o software que se utilizará. La etapa de implementación finaliza una vez se hayan efectuado las pruebas del sistema implementado. Es importante aclarar que es un proceso dispendioso que involucra diversos participantes a los que se le asignan diferentes tareas.

Entender y aplicar estos conceptos garantizará un proceso eficiente y seguro de este sistema. Esto le brindará elementos a los empresarios de Colombia una oportunidad para mejorar sus procesos de facturación, pago de impuestos, procesos con clientes y proveedores y para el control de gastos internos.

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